物品管理代行とは？
資産管理台帳を基にマスターデータを作成し、
対象となる物品にバーコード等を貼り付け、単品管理します。
併せて、物品がある場所のレイアウトを作成し、
『どこに何があるか』が一目で分かるデータを納品致します。
パブリックセクターの皆様は、総務省が出している、独立行政法人会計基準を基に各法人様で会計規則を作成し、物品管理を行っているかと思います。
物品管理の責任者の方は通常業務と兼任され、一名、もしくは数名で対応されているとお聞きします。
そのような状況の中、以下のような業務を行った上で、対象となる物品を1点ずつ実際に確認する
「棚卸作業」は負担となっているのではないでしょうか？
物品管理にともなう業務
- ① 棚卸計画の作成
- ② 資産管理台帳の整備
- ③ 社内調整
＜実物の有無の確認＞
- ④ 物品の所在確認
- ⑤ 状態確認
- ⑥ 実棚数の入力と理論在庫数
- ⑦ 棚卸結果のデータ入力
- ⑧ 物品台帳への反映
- ⑨ 棚卸結果の報告書の作成
＜事後処理＞
- ⑩ 棚卸結果に基づいた固定資産台帳の修正など
上記は簡単に列挙した項目ですが、既に10項目もあり、これを毎年、適切に実施する場合、事前準備や社内調整だけでも、非常に時間と手間が掛かる業務です。ご担当者様の負担は大変なものだと存じます。
物品管理でこんな悩みはありませんか？
-
-
◆ 日々業務で手一杯になっていて、定期的に棚卸ができていない。
◆「物品があまり動かないから変更や追加はほぼ無いから大丈夫」と思っており、棚卸を行うことが後回しになってしまう。
-
-
◆ 使用時に物品を持ち出したまま、返却されず、どこに保管されているかわからない状態になっている。
◆担当者以外、物品管理の状況を把握している人がいない。
物品管理が適切にできていないことによるリスク
定期的且つ適切に物品検査を実施できていないと、下記の様なリスクが発生することが予想されます。
1廃棄コストの増加
◆「壊れた」、「古くなった」、「不要」になった物品が適切に把握されず、
廃棄時期を逃してしまう。廃棄が遅れると、更に下記の様なコストが発生する。
① 廃棄処理業者への支払い
② 廃棄物の運搬費
③ 処理に伴う環境負荷
2保管コストの増加
◆「使用頻度の低い」、「不要」な物品が適切に把握されておらず、
貴重な保管スペースを占拠してしまう。
◆ 保管スペースが不足すると、更に追加で下記の様なコストが発生する。
① 倉庫の賃料
② 管理費
③ セキュリティ対策費
3購入コストの増加
◆ 必要な物品が不足していることに気づかず、必要以上に購入してしまう。
◆ 必要な物品を調達するための費用がかかる。
◆ 物品の調達に時間と労力がかかる。
4災害被害の拡大
◆ 災害発生時に、物品の状況を把握できず、被害状況の把握や復旧作業が遅れる。
◆ 物品の被害状況が把握できず、保険金の請求が遅れる。
つまり、定期的に物品棚卸をきちんと1点ずつ確認できていることが、未来のコスト削減につながります。
しかし、現場の負担はこれ以上増やせない。人員を増やすこともできない。
我々アセットインベントリーは、そんなご担当者様のお力になりたいと願っております。
外部にアウトソーシングするということも選択肢の一つではないでしょうか？
アセットインベントリーの物品管理代行 3つのメリット
弊社、アセットインベントリーは30年以上の実地棚卸の経験を活かし、企業様の資産棚卸を業界最先端のIT技術と年間20,000件以上の棚卸経験を持つスタッフが対応致します。
1物品の有無だけでなく場所も管理できるようにします
貴社の資産管理台帳とお客様へのヒアリングをもとにレイアウトを作成した上で、適切に物品検査を行います。
最終的に資産の現物の有無だけでなく、どこにあるかまで明確に把握できるようになります。
2バーコードの貼付を弊社にて実施します
現物の有無の確認だけでなく、バーコードの発行や貼付の対応も可能です。お客様の要望により、バーコード、RFID両方の対応が可能です。バーコード等を用いた物品のデータ化により、以降の物品管理をより正確かつ効率的に行うことができます。
3通常業務に専念することができます
定期的な物品の検査やマスターデータの追加は、弊社スタッフにて対応致しますので、お客様は、安心して通常業務に専念することができます。
また、お客様の社内情報セキュリティにも対応できるよう、棚卸業では唯一のISO27001認証を取得。
お客様の情報の安全を保証いたします。
導入の流れ
◆初回導入時、固定資産台帳をご送付いただき、
弊社でマスターデータを作成いたします。
◆翌年以降は、事前に追加固定資産を確認させていただき、
弊社でマスターデータの追加を行います。
「初めて外部委託する」「マスターデータがない」など、お客様のシステムや状況に合わせてご提案いたします。
データの報告だけでなく、実施後も次回に向けた改善提案を行います。
御社の社員の皆様から「ウチの物品管理は●●さん（ご担当者様）がいるから、きちんとできているよね。」というお言葉がいただけるようアセットインベントリーはご担当者様を全力でサポート致します。
まずは、一報を頂ければ幸甚です。
